Юбилейный год Архивной службы города

– Идея создания городского архива принадлежала бывшему на тот момент главе города Среднеуральска В.П. Цыпнятову. Реализовать идею получилось при поддержке и участии начальника Управления архивами Правительства Свердловской области А.А. Капустина. Создавался городской архив, как структурное подразделение администрации Среднеуральска и как орган управления архивным делом на территории городского округа.

На сегодня в городском архиве Среднеуральска хранятся в единственном экземпляре документы в 34 фондах (всего 7960 дел). А начинался муниципальный архив с формирования документами учреждений и организаций. Был составлен список организаций – источников комплектования муниципального архива. В него вошли 24 организации и учреждения. Большинство ведомственных архивов было создано при участии городского архива. И сейчас проводится большая кропотливая работа по упорядочению документов ведомственных архивов, их систематизации в соответствии с требования архивной службы. После приведения в порядок часть этих документов поступает на постоянное хранение в городской архив.

Последние годы вопросам внедрения современных информационных технологий придается большое значение. Особое внимание уделяется процессу оцифровки (создания электронных копий) архивных документов. На сегодня в муниципальном архиве оцифрованы коллекции фото– и видеодокументов. В прошедшем году приступили к оцифровке описей дел и управленческой документации.

В профессии важна готовность помочь людям. В архив обращаются для подтверждения трудового стажа, сведений о заработной плате, выделении земельного участка и др. вопросам. Активно обращаются за получением информации организации, учреждения, органы государственной власти. В прошедшем году таких обращений было более 200. Однако не всегда удается по разным причинам найти нужную информацию. Одной из возможных причин является то, что искомый документ хранится в профильном ведомственном архиве. Наша задача помочь людям, подсказать различные варианты решения. Также существует проблема с ликвидирующимися предприятиями, как правило, существовавшими пару лет, в которых, безграмотно ведут документацию по личному составу сотрудников. Недобросовестные руководители этих предприятий при ликвидации не передают документы в городской архив, соответственно подтвердить трудовой стаж и заработную плату гражданину не представляется возможным.

Важно не только собрать документы, но и создать условия для обеспечения их сохранности. Ведь большая часть документов поступает на постоянное хранение (навечно). И здесь важно подчеркнуть, что архив — это режимный объект, для создания условий хранения необходимо соблюдение противопожарного режима, температурно-влажностного режима, светового режима, санитарно-гигиенического режима. Сохранность обеспечивается и государственным учетом документов. Каждый поступивший документ фиксируется в семи учетных документах. Данные заносятся в единую базу данных «Архивный Фонд», которые систематически передаются по вертикали: в Управление архивами Свердловской области, а они в свою очередь в Федеральное архивное агентство (Росархив) г. Москвы.

Кроме поступающей управленческой документаций, архив обогащается документами краеведов. Архив пользуется популярностью у краеведов, которые понимают, что переданные документы в архив, будут сохранны.

Ежегодно от краеведов поступают документы личного происхождения, по истории города, фото– и видеодокументы. В муниципальном архиве хранятся фонды личного происхождения: М.И. Дайбо, В.И. Гриневича, В.П. Цыпнятова. Помимо бумажных носителей информации, в архиве хранятся коллекции фото- и видеодокументов по истории развития города.